檔案優(yōu)化管理之我見(jiàn)

檔案優(yōu)化管理之我見(jiàn)李淑娟(安達市青少年業(yè)余體育學(xué)校黑龍江安達151400)[摘 要]隨著(zhù)辦公自動(dòng)化的全面投用,電子文件的收集、歸檔和安全管理已成為刻不容緩的一項重要檔案工作。因此,本人依據國內檔案管理的發(fā)展趨勢,結合自身檔案管理實(shí)際談幾點(diǎn)看法。[關(guān)鍵詞]檔案管理;優(yōu)化管理;淺析一、當前國內檔案管理發(fā)展趨勢網(wǎng)絡(luò )聯(lián)接采用50歐的同軸細電纜,它是一種比較老的目前已.1.建立網(wǎng)站將成為檔案部門(mén)實(shí)現信息共享的捷徑被淘汰的網(wǎng)絡(luò )聯(lián)接線(xiàn),在與T形頭連接時(shí)比較麻煩,特別是容易出目前國內檔案部門(mén)普遍存在經(jīng)費不足,人才缺乏的情況,要盡現接觸不良,或內外導體相連短路等錯誤,影響網(wǎng)絡(luò )正常運行。同快實(shí)現檔案信息資源共享,建立檔案網(wǎng)站便是最佳途徑。因為網(wǎng)站時(shí),50歐的同軸電纜,僅用于數字傳輸,傳輸率太低,抗干擾能力建設的技術(shù)已經(jīng)相當成熟,不存在太大的技術(shù)難度,并且可以在較和地理范圍都較小。短的時(shí)間內實(shí)施完成。在檔案網(wǎng)站建設方面(包括內聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站和外網(wǎng)絡(luò )結構為總線(xiàn)拓樸，這種結構采用單根傳輸線(xiàn)作為傳輸介聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站),國內已有成熟產(chǎn)品,功能覆蓋檔案信息的整個(gè)生存周質(zhì),所有的站點(diǎn)都通過(guò)相應的硬件接口直接連接到傳輸介質(zhì)上。為期，包括檔案信息采集、發(fā)布分類(lèi)導航和查詢(xún)等,這些產(chǎn)品可以確所有的節點(diǎn)共享一條公用的傳輸鏈路,所以,一次只能由一個(gè)設備保在短期內迅速搭建檔案館網(wǎng)上的應用系統并完成二次開(kāi)發(fā)。而傳輸信號,傳輸率低。使用這種連接方式,如果-一個(gè)終端出現問(wèn)題，且可以將檔案部門(mén)已經(jīng)建立起來(lái)的檔案自動(dòng)保系統與網(wǎng)站之間建所有網(wǎng)上的工作站都無(wú)法上網(wǎng)工作,在查找問(wèn)題時(shí),需對每一個(gè)站立有機聯(lián)系,將現有自動(dòng)化系統中的信息自動(dòng)發(fā)布到網(wǎng)站,以最小點(diǎn)進(jìn)行測試，故障隔離和故障診斷都很困難。的代價(jià)實(shí)現資源共享，這種聯(lián)結既可以保留原檔案部門(mén)自動(dòng)化系三、提高檔案管理效率的對策統的所有業(yè)務(wù)管理功能,還能通過(guò)網(wǎng)站升展各種利用服務(wù)。1.提高檔案工作人員專(zhuān)業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì),是2.“混合型” 檔案館將長(cháng)久存在加速檔案科技進(jìn)步，,推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵電子計算機、Intemet、數據存儲技術(shù)的快速發(fā)展,對傳統檔案首先要把住人才人口關(guān),注意引進(jìn)招聘一些有 文化專(zhuān)業(yè)知識，館產(chǎn)生了前所未有的沖擊，使檔案館的發(fā)展進(jìn)入了重要的歷史轉有專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊伍。同時(shí),加強現有人員的繼折點(diǎn)，即以紙質(zhì)檔案為主導介質(zhì)收藏和服務(wù)為紀任的傳統檔案館續教育是目前和今后-段時(shí)間內-項刻不容緩的工作任務(wù)。當前時(shí)代尚未走向終結,而數字檔案館時(shí)代還未真正到來(lái)的轉型時(shí)期。社會(huì )和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成,這所以,當前檔案館應以“混合型”檔案館的形態(tài)存在。館藏資源多元些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰。檔化服務(wù)方式多樣化.檔案管理工案人員應努力學(xué)習,拓寬視野,了解所涉及工作領(lǐng)域的現狀及發(fā)展作復雜化將是“混合型”檔案館的特點(diǎn)。另-方面,盡管業(yè)內人動(dòng)態(tài),提高自身素質(zhì),運用檔案學(xué)科新理論新技術(shù)來(lái)指導和改進(jìn)士大聲疾呼檔案上網(wǎng),加強檔案館網(wǎng)絡(luò )建設,但限于總體規劃、思檔案工作,實(shí)現單- - 型向多樣復合型轉變。扎實(shí)有效地推行專(zhuān)業(yè)繼想認識、資金、人力資源等因素的影響,檔案館間的網(wǎng)絡(luò )建設還未續教育。全面展開(kāi),沒(méi)有形成上下貫通、網(wǎng)網(wǎng)互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò )體系。解決這些問(wèn)2.調動(dòng)檔案管理人員工作積極性題還需要相當長(cháng)的時(shí)間,因此,“混合型檔案館”將長(cháng)久存在,這樣檔案界長(cháng)期單調而枯燥的工作方式,傳統而落后的工作方法,既能發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，又能用紙質(zhì)檔案來(lái)保證檔案的真實(shí)性談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng),服務(wù)于社會(huì )和企業(yè)，與憑證性及作為檔案的永久備份。而服務(wù)的落伍,必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此,應3.數字檔案館是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢努力使檔案部門(mén)從“伸手派”變成先行官、創(chuàng )造者,形成檔案工作由相對傳統檔案館來(lái)說(shuō)，數字檔案館有明顯的優(yōu)勢。數字檔案館事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。其館藏信息全部實(shí)現數字化管理,信息存儲和保管將更容易;其服3.檔案的現代化要與企業(yè)的信息化同步企業(yè)檔案必須適應信務(wù)方式實(shí)現網(wǎng)絡(luò )化,檔案用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)不受任何時(shí)空限制;其信息內容息化要求,把電子文件妥善保管起來(lái)將更加廣泛,不僅包括文本信息，還包括聲音圖像等多媒休信息。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展,對檔案部門(mén)]提出了更高的要求數字檔案館是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢。和一些亟待解決的問(wèn)題。當前,在企業(yè)信息化建設過(guò)程中,也有檔案二、檔案管理現狀及存在的問(wèn)題部門(mén)不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統、資源管理系統、隨著(zhù)經(jīng)濟全球化、信息網(wǎng)絡(luò )化時(shí)代的到來(lái),電子檔案的形成越ERP系統、CADICAM系統等。在這種情況下,檔案部]要知難而上，來(lái)越多,目前在管理上依然是按照紙質(zhì)檔案的管理辦法進(jìn)行的。雖積極參與企業(yè)信息化建設,使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要然,國家檔案局等部門(mén)已經(jīng)發(fā)布了《電子文件歸檔與電子檔案管理組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué),在管理的過(guò)程中學(xué)習和掌握信息規范》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲歸檔與檔案管理要求》，可是,由化的有關(guān)知識，使檔案現代化與企業(yè)信息化有機結合,同步發(fā)展。于技術(shù)、設施方面原因,還沒(méi)有真正意義上實(shí)現電子文件的科學(xué)收集及管理，- -些已歸檔的電子檔案由于沒(méi)有同時(shí)移交相應的支持參考文獻: .中國煤化工軟件硬件,有些已無(wú)法識別及應用。利用計算機作服務(wù)器,缺少[1]江曉鈴電子對策[]西南民族大對數據的系統整理及備份功能，容錯性差。隨著(zhù)服務(wù)器中數據的學(xué)學(xué)報(人文社科:DYHCNM HG不斷增大,用戶(hù)的不斷增多,信息傳輸量大大增加,服務(wù)器的容量、[2]李海英非國有檔案信息資源管理研究D].北京檔案,2003(08).穩定性及數據的安全性越來(lái)越受到嚴重威脅。115